L’inventariazione archivistica: dottrina e prassi

Prima di entrare nell’argomento di questo saggio: l’inventariazione archivistica, è necessario precisare alcuni punti: l’inventario archivistico è un mezzo di corredo, cioè uno strumento indispensabile per la fruizione della documentazione, complesso e articolato, poiché ha come finalità quella di illustrare la realtà dell’archivio nella sua complessità e nella sua organicità; la stesura dell’inventario archivistico presuppone da parte dell’archivista una attività che prenda in considerazione ambiti diversi, i principali sono: il riordinamento del materiale e la sua descrizione, fasi che necessariamente non possono essere disgiunte l’una dall’altra; l’inventario, proprio perché ha la finalità di illustrare in forma organica la documentazione di competenza per una proficua fruizione deve riportare tutti gli elementi storici, sociali, culturali che attengono al soggetto produttore e alla società esterna con esso correlata e pertanto propone la descrizione delle unità archivistiche seguendo criteri uniformi e tecnicamente validi. Detto questo è facile capire come, essendo l’inventario il mezzo di corredo archivistico di maggior rilievo tecnico e scientifico, abbia richiamato l’attenzione degli archivisti nel tentativo di determinarne l’essenza.

Le diverse opinioni espresse sull’argomento devono essere inquadrate nel momento storico in cui sono state espresse, sia per l’area territoriale, sia per le tipologie documentarie di riferimento. Non è inutile, quindi, ricordare il lungo e lento processo di presa di coscienza del fatto che gli archivi non sono semplici raccolte o semplici insiemi di documenti, ma delle formazioni spontanee ed organiche, dotate di una propria intrinseca struttura ad essi connaturata, struttura che deve emergere nelle sue caratteristiche proprio dalla descrizione inventariale.

La sopradetta presa di coscienza, che caratterizza la nascita della moderna scienza archivistica, si è attuata lentamente e per gradi, iniziando dalla seconda metà del ‘700, epoca in cui si incomincia a porre esplicitamente il problema di come ordinare gli archivi e di conseguenza di quali strumenti di ricerca dotarli.

Nel secolo XVIII si cominciava a considerare la documentazione secondo una differente concezione da come era stata valutata nei secoli precedenti; iniziava ad affermarsi un nuovo tipo di Stato e un nuovo rapporto tra Stato e cittadino; lo Stato tendeva ad eliminare le giurisdizioni speciali e a far valere i suoi diritti; il cittadino cercava di dimostrare, invece, di possedere tali giurisdizioni e i diritti conseguenti.

Tanto lo Stato quanto il cittadino, nel procedere ad una sistematica revisione della documentazione, avevano il precipuo scopo di conservare quelle sole carte che venivano giudicate utili a dimostrare le diverse ed opposte posizioni; nel Settecento nell’ordinamento degli archivi pubblici come in quelli privati sono state seguite le medesime direttive: le carte sono ordinate per materia, raccolte in categorie utili a dimostrare i diritti giurisdizionali, feudali, ecc.: i principi che guidano il lavoro di revisione della documentazione hanno le loro basi fondamentali nel momento storico in cui vengono applicati¹.

L’esigenza di ordinamento e conservazione era, dunque, strettamente connessa alla necessità di attestare ufficialmente diritti ed obblighi; un’attenzione alla documentazione che trae origini da decisioni antiche e divenuta tradizione; alla fine del secolo XVIII non era ancora stata recepita la distinzione tra archivi «antichi» e «correnti», in quanto nella prassi venivano tenuti presenti solo «affari», le cui premesse giuridico-politiche potevano ricercarsi in «atti» anche di parecchi secoli indietro, tuttavia, sembra di poter affermare che già fosse opinione consolidata la duplice valenza giuridica e culturale degli archivi.

«Li archivi che con dannata negligenza il mondo meno avveduto ne secoli infelici ha trascurati, e che oggi pare che con lodevole diligenza si vadano ristrutturando, furono dall’antichità considerati per venerabili e sacrosanti, perché non v’è capitale più certo per arricchire di sodi ammaestramenti la posterità che la sicurezza delle notizie le quali come in sacrario deverebbero nelli archivi riservarsi»², così si esprimeva padre Clemente Zilioli nella Prefazione al primo volume degli Annali dell’archivio familiare dei Gambara, richiamando un altro filone culturale della sua epoca, la moda dell’antiquariato.

È doveroso ricordare che risalgono al secolo XVII in Italia i primi manualetti sugli archivi; non ancora veri trattati di archivistica, ma scritti comunque dedicati in modo specifico agli archivi. Noto è quello di Baldassarre Bonifacio³, il cui pensiero sembra trovarsi in sintonia con le espressioni del padre Zilioli, che apprezza il valore didattico e storico dei documenti, senza, tuttavia, tralasciarne la valenza giuridica, il valore probatorio, concetto ancora prevalente.

Le conseguenze di questa concezione esclusivistica dell’archivio e degli atti che vi erano depositati furono non indifferenti sul piano della conservazione; il fatto che venisse privilegiata la documentazione solenne, in quanto formata di atti costitutivi di diritti, obbligazioni e interrelazioni economiche e patrimoniali, ebbe come ripercussione la dispersione o addirittura la eliminazione delle testimonianze scritte della vita quotidiana e di quelle situazioni contingenti ritenute esaurite ed inutili una volta che gli impegni assunti erano stati adempiuti.

Il fenomeno è tanto più evidente quanto più è riscontrabile, nei tempi più vicini a noi, il crescendo graduale di una conservazione e di una archiviazione più accurata e completa in concomitanza con la crescente presa di coscienza dell’importanza dei rapporti tra individui e tra le collettività documentati negli atti. Questa opportunità, alle soglie dell’età moderna, cominciò ad essere oggetto di teorizzazione da parte della trattatistica archivistica, concretandosi nei provvedimenti delle autorità laiche ed ecclesiastiche che sempre più andarono precisando doveri e incombenze degli ufficiali consegnatari degli archivi.

Risultarono così disciplinate le fasi della attività archivistica con norme intese a dare sicurezza alla conservazione, esigendo fedeltà da parte degli archivisti, pur restando funzionali al solo interesse dei produttori dell’archivio, i soli ad averne la piena disponibilità. Gli atti, infatti, dovevano essere conservati, elencati, ordinati in modo da essere disponibili a seconda delle necessità contingenti degli enti produttori.

Agli archivisti, pertanto, spettava l’onere di conservare le carte in ordine e questo significava raccoglierle in filze, pacchi, mazzi, buste, curarne la legatura in volumi, renderle riconoscibili con l’apposizione di intitolazioni e segnature e infine fare in modo che fossero individuabili mediante la compilazione di mezzi di corredo che all’epoca erano repertori e indici.

Al titolare dell’archivio bastava disporre di repertori accurati per mezzo dei quali rintracciare quei dati utili alle ricerche tra documenti noti in quanto «munimina» dei suoi diritti, «memorie» del suo passato. Il procedimento teneva conto innanzitutto dell’esigenza del produttore di poter procedere rapidamente e con sicurezza non solo nel reperimento materiale dei documenti nell’archivio, ma anche nel rintracciare utilmente e con facilità notizie di fatti e avvenimenti; a tale scopo, dopo aver diviso il materiale nelle varie classi e disposto in ordine filze, mazzi e registri, prima preoccupazione dell’archivista era quella di redigere gli annali.

Gli annali esponevano in ordine cronologico il regesto dei «fondamenti» dell’archivio, cioè il compendio accurato dei documenti più importanti dell’ente con l’indicazione della collocazione archivistica. Adempiuto a questo primo punto, si procedeva alla redazione di repertori, indici e inventari, cioè di quegli strumenti che guidavano e facilitavano la ricerca. A tale scopo l’archivista premetteva ai repertori delle avvertenze, con le indicazioni per la corretta consultazione dell’archivio.

A parte le numerose ripetizioni, indispensabili per intrecciare i diversi dati registrati su Annali, Inventario e Repertorio o Indice, il metodo raggiungeva pienamente il fine che l’archivista si era prefisso; non un fine culturale, come si è più volte ripetuto, ma una finalità pratica, volta ad agevolare l’individuazione dei titoli, tanto richiesti dalla giurisprudenza e dalla prassi burocratica del tempo. Tali mezzi di corredo, quando pervengano con l’archivio, sono tuttora di estrema utilità per muoversi nelle documentazioni.

La seconda metà del ‘700, dunque, fu momento di grande fervore archivistico: ordinare gli archivi, compilarne gli inventari; ma con quali criteri? Con i criteri allora vigenti che erano in perfetta consonanza con la mentalità razionalistica e classificatoria propria della cultura dell’epoca⁴.

Ma grandi innovazioni si preparavano anche per gli archivi e per l’archivistica. Fu la Rivoluzione francese con le sue mediate e immediate conseguenze a porre in crisi l’impianto archivistico allora vigente; e tre furono i concetti innovativi: il concetto dell’importanza storica della documentazione dell’Antico Regime; l’apertura al pubblico degli archivi storici; la concentrazione degli archivi.

Cominciarono ad essere elaborati quei principi – respect des fondes, principio di provenienza, metodo storico – che formarono le basi della moderna scienza archivistica.

Se diamo anche soltanto uno sguardo d’insieme alla storiografia archivistica di maggior rilievo vedremo che anche sui mezzi di corredo influirono i nuovi concetti.

Gli archivisti olandesi, Muller, Feith e Fruin, autori del primo manuale archivistico scientifico⁵, posero le basi di un concetto essenziale, affermando che l’archivio, inteso come sedimento documentario formatosi presso un singolo ente o ufficio, è un organismo, cioè un complesso organico con proprie intrinseche leggi di struttura e quindi di ordinamento; un organismo che va lasciato così come si è venuto formando giornalmente.

Per gli archivisti olandesi, pertanto, l’inventario «deve servire solo di guida e deve dare soltanto il prospetto dell’archivio e non già il contenuto dei documenti»⁶; definizione molto vicina al pensiero di Francesco Bonaini⁷, nel senso che la conoscenza dell’istituto produttore, della sua storia e delle sue competenze sarebbe sufficiente guida alla ricerca. Il concetto di guida diventa il motivo conduttore di tutta la trattazione relativa alla sezione descrittiva, e pur nella analiticità del lavoro non si notano preoccupazioni particolari in relazione all’eventuale complessità della natura dell’inventario.

Gli archivisti olandesi – pur facendo rientrare l’inventario nella fase descrittiva – hanno avuto il merito «di aver determinato la vera entità di questa fase operativa, per la quale hanno affermato che ‘conviene che non sia troppo particolareggiata, ma si limiti a dare il prospetto generale del contenuto dell’archivio’ », aggiungendo poi «chi si sforza di far conoscere il contenuto di ogni singolo documento compie senza dubbio opera utile, ma non fa un inventario d’archivio»⁸.

Eugenio Casanova nel suo manuale, pubblicato nel 1928, vero e proprio trattato scientifico della disciplina archivistica⁹, considera i mezzi di corredo secondo una visuale tecnicistica; l’inventario è per il Casanova lo strumento specifico del lavoro archivistico perché: «dal concetto di inventario si sprigiona quasi il senso della numerazione e della localizzazione, senso di distinguere questa scrittura dalle consimili», perché l’inventario viene definito «quella composizione o quella scrittura, nella quale sono segnate partitamente le cose e, nel caso specifico, gli atti di un istituto dei quali esprime l’entità"¹⁰.

Secondo questo autore la scientificità del lavoro risiede solo nell’ordinamento che tende a far rivivere l’organismo che emanò gli atti; l’inventario deve rispecchiare, deve fotografare in ogni sua parte l’ordinamento e conservarne intatta la struttura.

Per rendere più rispondente a tutte le esigenze della scienza l’inventario, è opportuno inserire una sobria prefazione con brevi cenni sulla vicenda dell’ente (in stretto rapporto con la documentazione), l’indicazione delle modalità del lavoro svolto dall’archivista, la descrizione di altri elementi strettamente tecnici.

È un’apertura verso gli aspetti dell’inventariazione che sono alla base della moderna scienza archivistica, ma Eugenio Casanova punta non tanto sulla qualità degli atti, quanto sulla quantità, «insistendo su una concezione estremamente tecnicistica e scarsamente dotata di valenze culturali e scientifiche»¹¹.

Giorgio Cencetti è l’autore di un importante studio: Inventario bibliografico e inventario archivistico¹², l’assertore della teoria del rispecchiamento.

Naturalmente si richiama al metodo storico e pensa alla realizzazione di un inventario-guida, nel quale l’indicazione sommaria degli archivi e delle serie con il loro numero d’ordine, le date ecc. è una semplice appendice, perché il vero inventario: «è invece da un’altra parte, e precisamente in quella che i ... non iniziati scambiano per una prefazione qualunque»¹³, una introduzione, che fa «idealmente rivivere e rifunzionare l’istituto cui l’archivio apparteneva».

In tale mezzo di corredo si concretizza la vera essenza dello strumento archivistico, la sola fase descrittiva (più o meno analitica) «non permette di ‘invenire’ un bel nulla, se non interviene quella tale evocazione magica per cui l’archivio, novello Lazzaro, da morto si trasforma in vivo». Posizione in aperto contrasto con quella del Casanova, poiché gli elementi culturali e scientifici si contrappongono in maniera netta a quelli eminentemente tecnici e li sovrastano.

Entrambe le posizioni, tuttavia, peccano, secondo Romiti di estremismo e tendono a risultati che non mirano a quell’equilibrio che le dovrebbero caratterizzare in ogni singolo momento e nelle risultanze finali¹⁴.

È universalmente conosciuta l’importanza dello studio di Adolf Brenneke¹⁵, del suo contributo teorico, che consiste nel modo assolutamente nuovo di concepire l’archivistica come ricerca di una tipologia delle possibili strutture dei fondi d’archivio.

Il Brenneke qualifica i mezzi di corredo con il termine mezzi sussidiari per l’archivio e la registratura e li distingue a seconda che siano posti in essere per uso interno d’ufficio o per uso esterno.

Per i mezzi di corredo ad uso interno propone una forma secondaria di repertori che corrisponda a «quegli inventari che vengono eseguiti dettagliatamente in vista di una finalità precisa», quindi con risultati soggettivi, mentre afferma che limitare la figura degli inventari analitici, cioè quelli predisposti dall’archivista quando opera con criteri scientificamente archivistici, all’ambito della soggettività è opinabile e discutibile; per soggettività intende l’attenersi ad orientamenti collegati con la ricerca storica e più pericolosamente alle proprie inclinazioni storico-culturali¹⁶.

Leopoldo Cassese¹⁷ giudica l’inventario fondamentale e destinato ad assumere la funzione di copertura di tutte le esigenze proprie dell’archivio, dell’archivista e di tutti coloro che chiedono l’accesso alla documentazione per le diverse possibili finalità¹⁸.

Distingue l’inventario in sommario o generale (quantità), analitico (qualità), ma ha una idea poco chiara dello strumento inventario, poiché definisce quello sommario: trascrizione delle schede che nell’insieme ci fanno conoscere la consistenza dell’archivio relativamente alle buste, filze ecc. non ai singoli documenti; quello analitico: compilazione del regesto di ciascun documento da compilarsi per pergamene, registri, cartulari, ecc. Distinzione deviante dal concetto di inventario, perché riduce a mera elencazione l’inventario sommario ed estende smisuratamente, verso applicazioni più vicine alla diplomatica, quello analitico.

Soluzioni di notevole interesse propone Alessandro Pratesi¹⁹. L’Autore non si sofferma su di un mezzo di corredo particolare, ma sulla differenza tra strumenti di ricerca e strumenti di corredo, vedendo nei primi il pericolo della soggettività aumentata dal fatto che il soggetto non è l’archivista ma un terzo, il ricercatore; nei secondi la caratteristica dell’oggettività, nella quale il prodotto consiste in una risultante rappresentativa della realtà archivistica.

È indiscutibile che il mezzo di corredo archivistico non può essere predisposto e strutturato a seguito di istanze provenienti dalle diverse aree di ricerca, per i seguenti motivi: l’eterogeneità delle richieste, le motivazioni dipendenti dalle norme basilari della dottrina archivistica.

Scrive il Pratesi che «il lavoro dell’archivista deve essere in funzione dell’archivistica non di altre discipline»²⁰, principio di fondamentale rilevanza che ricorda l’operare del Bonaini e della sua scuola; «l’attività ordinatrice e catalogatrice svolta dal funzionario dell’archivio – continua il Pratesi - avrà di mira il proprio lavoro, che è anzitutto ricerca nel suo pieno significato scientifico, e nell’organizzarsi secondo un proprio fine e una propria metodologia». «Il mezzo di corredo – conclude Romiti²¹ -, nella sua fase costitutiva, deve essere tale per l’archivio e non per l’archivista o quanto meno per il ricercatore; nella fase di utilizzazione deve essere tale sia per l’archivista, sia per il ricercatore, in tal modo potrà soddisfare, con la stessa intensità qualsiasi momento della ricerca, perché i suoi caratteri oggettivi lo consentiranno».

Elio Lodolini, rifacendosi al Cencetti, tende ad attribuire la massima qualificazione alla presentazione storico-istituzionale ed alla illustrazione delle vicende dell’archivio, ponendo in un ruolo quasi secondario la sezione descrittiva.

«Il vero inventario, cioè il mezzo di corredo necessario per trovare la documentazione che interessa, è la introduzione, cioè lo studio che indica le competenze, le strutture, il modo di funzionamento, l’evoluzione della istituzione o magistratura che ha prodotto il materiale documentario descritto nell’inventario e quindi il modo secondo cui il materiale medesimo è ordinato. L’inventario che segue (sezione descrittiva) non è altro che un elenco, la cui consultazione è possibile soltanto dopo che chi lo consulta ha studiato l’introduzione che lo rende intelleggibile»²². Discutibile lo squilibrio che tale Autore determina tra la fase introduttiva e quella descrittiva.

Per Paola Carucci²³ l’inventario è lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche; descrive tutte le unità che compongono un archivio ordinato. Il lavoro di inventariazione è visto come quasi un tutt’uno con quello di ordinamento.

Altro elemento è l’introduzione nella quale debbono essere spiegati con molta chiarezza i criteri adottati nell’ordinamento e nell’inventariazione. Quindi l’inventario non è solo un problema tecnico-descrittivo, rappresenta un momento d’interazione del lavoro archivistico da considerarsi nelle sue valenze culturali e scientifiche.

L’archivista deve farsi contemporaneo del lontano burocrate che nel passato ha formato l’archivio, deve conoscere quali ne furono le esigenze di lavoro, gli interessi, dovrà inquadrare i minimi aspetti dell’opera svolta dal singolo ufficio (competenze) in base agli interessi, le consuetudini, le regole che guidavano il funzionamento degli organi di uno Stato a cui apparteneva l’ufficio le cui carte si riordinano.

L’inventario deve essere il risultato di una complessa attività tecnico-scientifica; non può avere parti minori o maggiori, perché è il risultato di un lavoro di elevato valore culturale e scientifico. Tutti gli autori contemporanei puntano sul valore culturale e scientifico dell’inventario.